Afinal, O que é Plano de Ação, e o que é 5W2H?

Basicamente, Plano de Ação é todo o esforço em formato de planejamento, cujo o conteúdo é a soma de todas as ações necessárias para se atingir um determinado objetivo/resultado. Um Plano de Ação, é portanto uma extensão oriunda de uma Ação Corretiva (quando o problema já ocorreu), Ação Preventiva (um potencial problema), e de uma Melhoria (quando se pretende melhorar uma prática já existente).

È essencial que o Plano de Ação deixe "claro" tudo o que deverá ser feito na execução das ações, como e quando, para o cumprimento de seus objetivos e metas, quando a sua execução envolver mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês da realização de cada ação e onde serão feitas. Além de evidenciar todos os esforços e recursos que deverão ser aplicados/geridos para a implementação das ações.

O Método clássico utilizado para documentar o Plano de Ação, é a Ferramenta da Qualidade: 5W2H.

A Ferramenta 5W2H, é basicamente um check list de determinadas atividades que precisam ser cumpridas para a implantação das ações de um Plano de Ação.

A Ferramenta tem este nome porque é uma abreviação das das primeiras letras dos nomes das etapas (em inglês) das diretrizes a serem utilizadas em um Plano. 

Conforme abaixo:

What – O que será feito (etapas);

Why – Por que será feito (justificativa);
Where – Onde será feito (local);
When – Quando será feito (tempo);
Who – Por quem será feito (responsabilidade);
How – Como será feito (método);
How much – Quanto custará fazer (custo).

A Ferramenta possui uma execução muito simples, sendo necessária apenas a elaboração de uma planilha/tabela contendo os 7 aspectos acima, é necessário ter em mente as causas do problema/melhoria e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. 

Após o término de sua planilha/tabela, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):

1 – What?

Pergunta a ser respondida: O que será feito?

A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?

2 – Why?

Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?

Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?

3 – Where?

Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?

Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.

4 – Who?

Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?

Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação?

5 – When?

Pergunta a ser respondida: Quando será feito?

Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.

1 – How?

Pergunta a ser respondida: Como será feito?

Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.

2 – How Much?

Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?

Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal, equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo assertivo de quanto custará.

Respondidas as perguntas acima, o Plano de Ação estará completo, é só colocar tudo em prática. Simples assim! :)

Afinal, o que é o Ciclo PDCA?

Podemos definir o Clico PDCA como uma Ferramenta da Qualidade utilizada no controle de um processo para a solução de problema e/ou melhoria (PDCA).

O Ciclo PDCA Apresenta quatro fases:

1. P (plan: planejar): seleção de um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria, com medidas claras para obtenção de resultados; 
2. D (do: fazer/executar): implementação do plano elaborado e acompanhamento de seu progresso; 
3. C (check: checar/verificar): análise dos resultados obtidos na execução do plano e se necessário, avaliação do plano; 
4. A (act: agir/corrigir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão, que pode ser na elaboração e/ou revisão de Procedimentos, Instruções de Trabalho, Manual, Matriz, Listas, Tabelas, Especificações, e etc.. (vide etapas na figura abaixo).

OK, MAS COMO FUNCIONA?

Toda vez que um problema for identificado, o processo passa para um patamar superior de qualidade, pois os problemas são vistos como oportunidades para melhorar o processo. 

O ciclo também pode ser usado para induzir melhoramentos, ou seja, melhorar os métodos de execução e controle. Neste caso, na etapa inicial planeja-se uma meta a ser alcançada e um plano de ação para atingi-la, onde a ação é executada, e é feita a verificação da efetividade do atendimento da meta. Em caso afirmativo, esta nova sistemática de ação é padronizada; em caso de não atendimento da meta, volta-se a etapa inicial e um novo método deve ser planejado.

QUAIS SÃO AS ETAPAS DO PDCA, E COMO CUMPRI-LAS?

ETAPAS	AÇÕES
P (PLAN)	Planejar o trabalho a ser realizado através de um plano de ação, após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do problema (projeto da garantia da qualidade).
D (DO)	Realizar o trabalho planejado, de acordo com o plano de ação (execução da garantia da qualidade, cumprimento dos padrões).
C (CHECK)	Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação (verificação do cumprimento dos padrões da qualidade).
A (ACT)	Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento.

Nas próximas postagens, vou exemplificar como elaborar Planos de Ação, a partir do Ciclo PDCA, bem como técnicas de controle. Tudo bem? :)