Afinal, O que é Plano de Ação, e o que é 5W2H?

Basicamente, Plano de Ação é todo o esforço em formato de planejamento, cujo o conteúdo é a soma de todas as ações necessárias para se atingir um determinado objetivo/resultado. Um Plano de Ação, é portanto uma extensão oriunda de uma Ação Corretiva (quando o problema já ocorreu), Ação Preventiva (um potencial problema), e de uma Melhoria (quando se pretende melhorar uma prática já existente).

È essencial que o Plano de Ação deixe "claro" tudo o que deverá ser feito na execução das ações, como e quando, para o cumprimento de seus objetivos e metas, quando a sua execução envolver mais de uma pessoa, deve esclarecer quem será o responsável por cada ação, para evitar possíveis dúvidas, deve ainda esclarecer, os porquês da realização de cada ação e onde serão feitas. Além de evidenciar todos os esforços e recursos que deverão ser aplicados/geridos para a implementação das ações.

O Método clássico utilizado para documentar o Plano de Ação, é a Ferramenta da Qualidade: 5W2H.

A Ferramenta 5W2H, é basicamente um check list de determinadas atividades que precisam ser cumpridas para a implantação das ações de um Plano de Ação.

A Ferramenta tem este nome porque é uma abreviação das das primeiras letras dos nomes das etapas (em inglês) das diretrizes a serem utilizadas em um Plano. 

Conforme abaixo:

What – O que será feito (etapas);

Why – Por que será feito (justificativa);
Where – Onde será feito (local);
When – Quando será feito (tempo);
Who – Por quem será feito (responsabilidade);
How – Como será feito (método);
How much – Quanto custará fazer (custo).

A Ferramenta possui uma execução muito simples, sendo necessária apenas a elaboração de uma planilha/tabela contendo os 7 aspectos acima, é necessário ter em mente as causas do problema/melhoria e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta. 

Após o término de sua planilha/tabela, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):

1 – What?

Pergunta a ser respondida: O que será feito?

A resposta nada mais é do que o objetivo que você deseja alcançar. Será feito melhorias na produção, aumento de vendas, etc.?

2 – Why?

Pergunta a ser respondida: Por que isso será feito?

Quais os motivos que justificam o que será feito (What). É para melhorar algo, resolver um problema ou o quê?

3 – Where?

Pergunta a ser respondida: Onde (em que local) será feito?

Muitos “pulam” esta parte da planilha 5W2H porque consideram que o local sempre será a empresa em si. É importante detalhar ainda mais o lugar onde será executada a ação, como por exemplo, o departamento responsável.

4 – Who?

Pergunta a ser respondida: Quem irá fazer?

Sabe o seu objetivo inicial (What)? Quem irá te ajudar a alcançá-lo? Se para chegar lá é preciso a elaboração de diversos processos e ações, quem ficará responsável por cada ação?

5 – When?

Pergunta a ser respondida: Quando será feito?

Todo bom planejamento possui um prazo determinado para que o objetivo principal seja alcançado. Assim, nesta parte a resposta deve ser uma data para a execução da ação.

1 – How?

Pergunta a ser respondida: Como será feito?

Detalhe qual o processo que será feito para atingir o seu objetivo. Tente ser o mais específico possível.

2 – How Much?

Pergunta a ser respondida: Quanto irá gastar?

Não se esqueça de incluir todas as despesas com pessoal, equipamentos, processos, etc. Por isso é importante seguir as etapas anteriores de maneira correta para fazer o cálculo assertivo de quanto custará.

Respondidas as perguntas acima, o Plano de Ação estará completo, é só colocar tudo em prática. Simples assim! :)

Afinal, o que é o Ciclo PDCA?

Podemos definir o Clico PDCA como uma Ferramenta da Qualidade utilizada no controle de um processo para a solução de problema e/ou melhoria (PDCA).

O Ciclo PDCA Apresenta quatro fases:

1. P (plan: planejar): seleção de um processo, atividade ou máquina que necessite de melhoria, com medidas claras para obtenção de resultados; 
2. D (do: fazer/executar): implementação do plano elaborado e acompanhamento de seu progresso; 
3. C (check: checar/verificar): análise dos resultados obtidos na execução do plano e se necessário, avaliação do plano; 
4. A (act: agir/corrigir): caso tenha obtido sucesso, o novo processo é documentado e se transforma em um novo padrão, que pode ser na elaboração e/ou revisão de Procedimentos, Instruções de Trabalho, Manual, Matriz, Listas, Tabelas, Especificações, e etc.. (vide etapas na figura abaixo).

OK, MAS COMO FUNCIONA?

Toda vez que um problema for identificado, o processo passa para um patamar superior de qualidade, pois os problemas são vistos como oportunidades para melhorar o processo. 

O ciclo também pode ser usado para induzir melhoramentos, ou seja, melhorar os métodos de execução e controle. Neste caso, na etapa inicial planeja-se uma meta a ser alcançada e um plano de ação para atingi-la, onde a ação é executada, e é feita a verificação da efetividade do atendimento da meta. Em caso afirmativo, esta nova sistemática de ação é padronizada; em caso de não atendimento da meta, volta-se a etapa inicial e um novo método deve ser planejado.

QUAIS SÃO AS ETAPAS DO PDCA, E COMO CUMPRI-LAS?

ETAPAS	AÇÕES
P (PLAN)	Planejar o trabalho a ser realizado através de um plano de ação, após a identificação, reconhecimento das características e descoberta das causas principais do problema (projeto da garantia da qualidade).
D (DO)	Realizar o trabalho planejado, de acordo com o plano de ação (execução da garantia da qualidade, cumprimento dos padrões).
C (CHECK)	Medir ou avaliar o que foi feito, identificando a diferença entre o realizado e o que foi planejado no plano de ação (verificação do cumprimento dos padrões da qualidade).
A (ACT)	Atuar corretivamente sobre a diferença identificada (caso houver); caso contrário, haverá a padronização e a conclusão do plano (ações corretivas sobre os processos de planejamento, execução e auditoria; eliminação definitiva das causas, revisão das atividades e planejamento.

Nas próximas postagens, vou exemplificar como elaborar Planos de Ação, a partir do Ciclo PDCA, bem como técnicas de controle. Tudo bem? :) 

Vamos falar sobre Indicadores de Desempenho?

Bem amigos, existem diversas maneiras de classificar os Indicadores de Desempenho em uma organização (seja ela pública ou privada). Contudo é importante entender, que estes Indicadores, servem como uma ferramenta de gestão, sendo ainda um método que executa a avaliação e fornece resultados sobre uma unidade de medida, e refletem o nível de atendimento para com  um objetivo definido.

Os indicadores de Desempenho Organizacional, se dividem em quatro categorias, sendo elas:

Indicadores Estratégicos: São indicadores que informam o "quanto" a organização se encontra na direção da consecução de sua Visão/Missão/Valores. Eles refletem o desempenho organizacional em relação aos fatores chaves para o êxito das estratégias definidas, e permite ainda desdobrar metas em iniciativas/ações.

Indicadores da Qualidade: São indicadores que focam as medidas de Satisfação dos Clientes, eficiência/eficácia dos produtos e serviços  da organização. Eles refletem como os produtos e serviços é percebido pelo cliente, e qual a capacidade dos processos organizacionais, em atender aos requisitos destes clientes. Esses tipos de indicadores podem ser aplicados em todos os níveis da organização.

Indicadores de Capacidade: Esse tipo de indicador mede a capacidade de resposta de um processo através da relação entre saídas produzidas por unidade de tempo. Verificam o atendimento das necessidades e expectativas de clientes, assim como mede a excelência de um produto ou serviço (visto pelos clientes internos e externos).

Indicadores de Produtividade: È o tipo de indicador que mede a proporção de recursos consumidos versus o tempo gasto. Eles permitem uma avaliação dos esforços organizacionais que são empregados  para "gerar" determinado produto ou serviço. 

Vale salientar, que os Indicadores de Desempenho, podem ser classificados de modo mais especifico, como por exemplo: Economicidade, Execução, Excelência, Eficiência, Eficácia, e Efetividade (6E), Acompanhamento, Operacional, e etc. Outra forma interessante de classificação, é a proposta "Hronec", que exemplifica e classifica as medidas em 3 (três) dimensões. Sendo elas: Qualidade (quantificando a excelência dos produtos e serviços), Tempo (quantificando a capacidade de execução dos processos organizacionais), e Custo (quantificando o fator econômico, sendo ele de economicidade ou de investimento). 

“Não se gerencia o que não se mede,
não se mede o que não se define,
não se define o que não se entende,
e não há sucesso no que não se gerencia”

                                                                                                                      (William Edwards Deming)

Redação de Relatórios de Gestão, conforme a metodologia do MEG e GESPÙBLICA.

Olá, Caros Colegas da Gestão! Estou divulgando abaixo o meu novo projeto profissional, que é de Elaborar Relatórios de Gestão a partir de planilhas inteligentes. As fases são simples, vejam: 1. O cliente preenche as planilhas inteligentes;
2. Eu valido os dados e registros necessários para apresentação na visita;
3. Elaboro a Redação dos Critérios;
4. Entrego o Relatório em word para o cliente inserir fotos, figuras ou outras imagens que venha agregar valor ao conteúdo. Interessados, e maiores informações, só passar um e-mail para: brunoseplan@gmail.com

Abraços!
Bruno Oliveira

Critérios e Fundamentos do Modelo de Excelência e Gestão

Os Fundamentos da Excelência expressam conceitos reconhecidos internacionalmente e traduzem-se em processos gerenciais ou fatores de desempenho que são encontrados em organizações classe mundial, ou seja, aquelas que buscam, constantemente, aperfeiçoar-se e adaptar-se às mudanças globais.

São eles: pensamento sistêmico, atuação em rede, aprendizado organizacional, inovação, agilidade, liderança transformadora; olhar para o futuro; conhecimento sobre clientes e mercados; responsabilidade social; valorização das pessoas e da cultura; decisões fundamentadas; orientação por processos; geração de valor.

Os Critérios de Excelência garantem à organização uma melhor compreensão de seu sistema gerencial, além de proporcionar uma visão sistêmica da gestão, do mercado e do cenário local ou global onde a empresa atua ou se relaciona. A mandala do MEG (figura acima), que contém os Critérios, simboliza a organização, que é um sistema orgânico, adaptável ao ambiente.

São eles: 

1. Liderança;
2. Estratégias e Planos;
3. Clientes/Cidadãos;
4. Sociedade;
5. Informações e Conhecimentos;
6. Pessoas;
7. Processos;
8. Resultados.

Critério 8: Resultados

Este critério examina os resultados da organização, abrangendo o orçamentário - financeiros, os relativos aos cidadãos-usuários, à sociedade, às pessoas, aos processos finalísticos e processos de apoio, assim como os relativos ao suprimento. A avaliação dos resultados inclui a análise da tendência e do nível atual de desempenho, pela comparação com o desempenho de outras organizações.

Critério 7: Processos

Este critério examina como a organização gerencia, analisa e melhora os processos finalísticos e os processos de apoio. Também examina como a organização gerencia o processo de suprimento, destacando o desenvolvimento da sua cadeia de suprimentos. O critério aborda como a organização gerencia os seus processos orçamentários e financeiros, visando o seu suporte.